Politique de confidentialité

Avōkka LLP est un cabinet juridique qui offre des services de conseiller juridique interne virtuel aux sociétés. Avōkka possède des bureaux aux adresses indiquées sur le site Web du cabinet, au www.avokka.com. Les avocats et le personnel d’Avōkka LLP (désignés, dans la présente politique, sous les termes « nous » ou « Avōkka ») s’engagent à protéger vos renseignements personnels. La présente politique de protection des renseignements personnels énonce la façon dont nous traitons vos renseignements personnels afin de les protéger.

Obligations professionnelles

En qualité de société de services juridiques professionnels, Avōkka doit respecter les responsabilités et obligations professionnelles et éthiques prévues par le Code de déontologie dans le cadre de ses rapports avec les clients. Nous sommes notamment tenus de garder le plus grand secret sur ce que nous apprenons des affaires et des activités de nos clients au cours de nos rapports professionnels.

Législation en matière de protection des renseignements personnels

Outre nos obligations professionnelles, certaines obligations imposées par d’autres lois peuvent s’appliquer. Au Canada, les organisations qui exercent des activités commerciales sont notamment tenues de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation qui est intégré par renvoi à la LPRPDE. Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé énonce aussi les règles concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans la province. Ces obligations s’étendent aux avocats et aux cabinets d’avocats, y compris à Avōkka.

Des exigences juridiques supplémentaires peuvent d’appliquer dans d’autres pays aux renseignements qui y sont recueillis ou qui concernent des personnes se trouvant dans le pays en question.

Renseignements personnels

Bien que la définition des renseignements personnels puisse varier selon la législation applicable, l’expression désigne généralement tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et de l’adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail. Autrement dit, les renseignements personnels ne comprennent pas ce que l’on s’attend à trouver sur une carte professionnelle.

Consentement à notre collecte de renseignements personnels

Dans la plupart des cas, nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels. Habituellement, si vous retenez les services de notre cabinet, nous présumons que nous avons votre consentement implicite à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels; toutefois, nous pouvons à certains moments demander votre consentement exprès, verbal ou écrit. De manière générale, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous au début du mandat ou pendant celui-ci. Quelquefois, nous pouvons obtenir des renseignements vous concernant auprès d’autres sources, comme un registre gouvernemental ou d’autres professionnels à votre service.

Utilisation des renseignements personnels chez Avōkka

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des conseils et des services juridiques, pour émettre des factures et pour maintenir notre base de données des clients. En outre, si vous posez votre candidature à un poste chez Avōkka, nous utiliserons vos renseignements personnels pour évaluer votre candidature. Enfin, nous pourrions utiliser vos coordonnées (nom, courriel et adresse) pour vous communiquer les plus récents développements en droit, vous informer des nouvelles d’Avōkka et vous inviter à des événements. En nous fournissant des renseignements personnels vous concernant, vous consentez à ce que nous utilisions ces renseignements aux fins précitées.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve des restrictions légales et/ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Le retrait de votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels peut nuire à notre capacité de vous représenter et de vous fournir des conseils juridiques.

Vous pouvez nous demander de ne pas vous faire parvenir les communications de notre service de marketing en suivant les directives de retrait qui paraissent dans chaque publication ou en communiquant avec nous à unsubscribe@avokka.com.

Divulgation des renseignements personnels

De manière générale, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, à moins que les lois applicables ou une ordonnance d’un tribunal nous y autorisent ou nous y obligent. Voici quelques exemples où nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :

  • lorsque la divulgation est nécessaire pour recouvrer des honoraires ou des débours, lorsque nous concluons avec un tiers certains contrats de services (tels d’archivage de dossiers ou d’assurance), ou
  • lorsque nous retenons les services de témoins experts, d’autres cabinets d’avocats ou d’autres représentants pour votre compte.

Dans ces cas, nous utiliserons des moyens contractuels ou autres pour nous assurer que le fournisseur de services tiers est lié par des obligations concernant la protection des renseignements personnels qui sont conformes à la présente politique.

Exactitude de vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements que nous avons au dossier soient exacts et à jour. Si certains de vos renseignements personnels changent, veuillez nous en informer pour que nous puissions apporter les modifications nécessaires. Nous pourrions également vous demander à l’occasion si vos renseignements personnels sont à jour.

Mesures de protection

Avōkka a recours à diverses mesures de protection pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre la perte, le vol, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction ou la modification. Ces mesures comprennent la sécurité de nos bureaux, nos obligations professionnelles, les logiciels de protection et les pare-feux informatiques pour empêcher l’accès informatique non autorisé ou le « piratage » ainsi que des mots de passe internes pour limiter l’accès à nos fichiers électroniques.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de contester l’exactitude ou l’exhaustivité de vos renseignements personnels et de les faire modifier, au besoin. Vous avez également le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels et de recevoir de l’information sur la manière dont les renseignements ont été utilisés et diffusés, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Par exemple, si les renseignements demandés révèlent des renseignements personnels concernant une autre personne, votre demande d’accès pourrait être limitée ou refusée. Si votre demande d’accès est refusée, Avōkka vous avisera par écrit du motif du refus.

Pour demander l’accès à vos renseignements personnels ou pour les modifier, veuillez communiquer avec le membre du personnel d’Avōkka avec lequel vous correspondez normalement, ou écrivez à la personne-ressource en matière de protection des renseignements personnels de notre cabinet à l’adresse indiquée ci-dessous. Avōkka répondra dans les trente (30) jours suivant votre demande écrite.

Plainte

Avōkka répondra aux demandes concernant ses politiques et pratiques relativement à sa gestion de vos renseignements personnels. Les demandes doivent être adressées à la personne-ressource en matière de protection de renseignements personnels d’Avōkka à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous enquêterons sur toutes les plaintes et répondrons dans les trente (30) jours suivant la réception d’une demande écrite. Si la plainte est fondée, nous prendrons les mesures appropriées pour la régler, y compris, au besoin, en modifiant la présente politique et ses procédures.

Protection des renseignements personnels sur le site Web

Comme la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller les habitudes de transmission, l’utilisation du site et les renseignements de sites connexes afin d’optimiser votre visite sur notre site Web.

Nous n’utilisons pas de témoin ni d’autres moyens électroniques pour recueillir des renseignements personnels de vous ou de votre ordinateur; toutefois, notre serveur collectera automatiquement les adresses IP. Nous pouvons voir la procédure d’entrée en communication du fournisseur d’information pour, par exemple, maintenir la sécurité de notre site Web. Nous ne relions pas les adresses IP à d’autres renseignements identifiables personnellement.

Personne-ressource en matière de protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la présente politique ou la gestion de vos renseignements personnels, si vous souhaitez retirer votre consentement à notre utilisation de vos renseignements personnels ou encore si vous voulez avoir accès à vos renseignements personnels que nous avons au dossier ou les mettre à jour, veuillez communiquer avec le membre du personnel d’Avōkka avec lequel vous traitez ou écrire à la personne-ressource en matière de protection des renseignements personnels dont l’adresse est indiquée plus bas.

Si une plainte ou une demande n’est pas réglée à votre entière satisfaction, vous pouvez communiquer avec :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 613-995-8210
Sans frais : 1 800-282-1376

Commission d’accès à l’information du Québec
480, boul. St-Laurent
Bureau 501
Montréal (Québec)
H2Y 3Y7
Téléphone : 514-873-4196
Sans frais : 1 888-528-7741

Modifications de la présente politique de protection des renseignements personnels

Nous pouvons à l’occasion modifier la présente politique de protection des renseignements personnels. Les modifications seront affichées sur notre site Web au www.avokka.com et pourront être obtenues sur demande auprès de votre personne-ressource chez Avōkka. Veuillez vérifier à l’occasion pour vous assurer que vous connaissez notre politique en vigueur. La présente politique de protection des renseignements personnels est en vigueur depuis le 1er octobre 2013.

Personne-ressource en matière de protection des renseignements personnels chez Avōkka

Vous pouvez communiquer avec la personne-ressource en matière de protection des renseignements personnels chez Avōkka par courrier, à n’importe laquelle des adresses indiquées sur notre site Web au www.avokka.com, ou par courriel à privacy@avokka.com.